С напредване на технологиите и популяризиране на дигиталния свят все повече дейности и сфери се усъвършенстват и увеличават производителността си. Всичко това е с цел подобряване на работния процес и намаляване на грешките до минимум.
Електронно фактуриране е едно от най-полезните изобретения в областта на счетоводството и издаване на документи. Какви са предимствата на електронните фактури, защо са толкова подходящи в процеса на работа и какво представляват?
Какво представляват електронните фактури и законни ли са?Този метод на фактуриране добива значителна популярност през последните години. От законова гледна точка, Законът за счетоводството и Законът за данъка върху добавената стойност определят възможността за използването както на хартиен, така и на електронен източник.
За да бъде категоризирана като официален първичен документ, фактурата трябва да бъде съставена спрямо строго определени реквизити, споделят специалистите от NulaBG.
Разликата между хартиените и електронните фактури, е възможността на достъп – чрез дигиталния вариант вие може да разгледате посочената информация от всяка точка по всяко време. Те се преглеждат на компютър в подходящ за разчитане формат и могат да бъдат препращани лесно, бързо и удобно, което значително може да скъси и времето за разплащане.
Друга основна разлика между двата типа е че при по-съвременния и иновативен метод има възможност информацията за двете страни по сделката, да се попълва автоматично, ако данните са съхранени при предишно издаване на първичен документ.
Ако имате действащо предприятие с регистрация по ЗДДС и голямо текучество документи на месечна база, то използването на електронна фактура би ви помогнало значително.
Какви са предимствата от използването им?Използването на онлайн фактура има множество предимства, част от които са:
-
може да имате достъп до информацията в документа по всяко време;
-
съхраняването на данните се извършва в онлайн облачно пространство, което е защитено и по този начин личните данни, посочени в реквизитите, ще бъдат неприкосновени;
-
намалява се значително разхода за хартията като ресурс, от което влияе положително върху екосистемата;
-
за разлика от хартиените варианти, дигиталните фактури са много по-сигурни и водят до намаляване на грешките. Те използват уникален код, който следва да бъде неповторим. Чрез дигиталния вариант ще бъде спазена последователността отлично и безпроблемно;
-
този първичен документ се съхранява в онлайн архив, който позволява проследяване на отчетността и спазване на всички срокове;
-
спестявате време, което ще отделите за направата и изпращането на стандартния вариант;
-
спестявате пари от класьори, папки, мастило и други консумативи;
-
няма задължително изискване за наличие на електронен подпис;
-
при необходимост може да пренесете дигиталната фактура от онлайн пространството във физически хартиен носител чрез отпечатване.
Когато създавате първичен счетоводен документ от този тип, е важно и необходимо да спазвате всички реквизити, определени от Закона за счетоводството, за да се приема като официален такъв.
Задължителни реквизити, без наличието на които документът не е валиден, са:
-
номер – той трябва да бъде съставен от десет цифри и да е неповторим. Дигиталният вариант автоматично ви зарежда последователен номер;
-
дата – както на издаване, така и на настъпване на данъчното събитие;
-
ваши данни в лицето на издател – имена, адрес, ЕИК;
-
данни на получателя – имена, адрес, булстат;
-
описание на стоката или услугата, брой, цена за брой и обща сума;
-
подписи на двете страни.